Videoconferenza: 10 consigli utili per un risultato ottimale

In questo periodo, molti clienti ci chiedono consigli su come realizzare al meglio una videoconferenza.

La videoconferenza sta diventando sempre di più uno strumento di indispensabile per comunicare a distanza con team e clienti.

A causa del COVID-19, moltissimi uffici ed attività produttive sono chiuse. Eventi e presentazioni pubbliche sono stati cancellati, e migliaia di lavoratori si sono dovuti organizzare per lavorare da casa.

Questa separazione forzata, però, non impedisce alle persone di restare in contatto e di continuare a lavorare in team. Sono numerosissime, infatti, le soluzioni per condividere dati e comunicare a distanza.

Una di questa soluzioni è la videoconferenza, cioè l’interazione virtuale tra due o più persone, attraverso una piattaforma che consente di parlare e vedersi simultaneamente. 

Tutti i dispositivi elettronici che usiamo abitualmente, smartphone, tablet o computer, sono dotati dell’hardware necessario per realizzare una videoconferenza: webcam e microfono incorporati, ed un sistema di ricezione e trasmissione online.

Per quanto riguarda i software, sul mercato sono disponibili decine di soluzioni, adatte ad ogni esigenza. Zoom, SkypeCisco Webex sono solo alcune delle tantissime applicazioni che potete trovare sul web, con piani gratuiti o a pagamento, a seconda delle vostre necessità.

Fare una videoconferenza, quindi, è facile. Ma esistono alcuni piccoli accorgimenti per migliorarne la qualità e renderla davvero uno strumento utile e prezioso per il vostro lavoro.

videoconferenza-covid-19_001

In questo articolo troverete i consigli che diamo ai nostri clienti, per ottenere i migliori risultati da una videoconferenza.

1. Scegliere una stanza silenziosa a ben illuminata

Il nostro ambiente domestico è sicuramente confortevole per svolgere mansioni quotidiane e lavoretti domestici. Ma non sempre è idoneo come luogo di lavoro. Per questo, il primo consiglio che vi diamo è di trovare una stanza adatta, dove non ci siano distrazioni, dove la luce sia sufficiente ad illuminarvi davanti allo schermo, e dove non ci siano rumori che possano interferire.

2. Vestirsi in modo adeguato

Anche in streaming, l’aspetto è importante. Trovandoci a lavorare da casa, spesso preferiamo indossare abiti comodi e tendiamo a curare di meno il nostro aspetto. Ma una videoconferenza è comunque un momento pubblico, e come tale deve essere trattato. Per questo vi consigliamo di radervi, pettinarvi, truccarvi, vestirvi e fare tutto quello che fareste per incontrare, o ricevere in casa, una persona.

3. Evitare di avere una finestra o una fonte di luce forte alle spalle

Le telecamere dei computer (le webcam), dei tablet e degli smartphone, hanno tutte un sistema di esposizione automatica. Questo significa che regolano la luminosità dell’immagine in base alla quantità di luce che ricevono. Se abbiamo una finestra alle nostre spalle, la webcam riceverà una grande quantità di luce e tenderà a scurire l’immagine, con il risultato che voi apparirete in video come un’ombra scura.

4. Scegliere un’area della casa ben servita dal segnale wi-fi

La videoconferenza consiste nella trasmissione e ricezione simultanea di segnali audio/video. Questo comporta un certo consumo della nostra banda internet. Per questo, è consigliabile restare vicini al nostro router wifi (o se possibile, connettersi direttamente attraverso un cavo di rete). Ricordatevi, infatti, che i muri o anche semplicemente una porta, possono ridurre sensibilmente il segnale del nostro wifi.

5. Evitate altri usi di internet durante la videoconferenza

Per garantire un buon segnale, evitate che durante la vostra riunione ci siano altre persone in casa che usano internet in maniera massiva. La visione di film in streaming , il gaming online o il trasferimento di dati (upload o download di file) possono intasare la vostra linea internet e peggiorare la qualità del segnale.

videoconferenza-covid-19_003

6. Si parla uno alla volta

In una videoconferenza con più persone, l’audio è ottimale solo se si parla a turno. Quando due voci si accavallano, entrambe vengono abbassate in automatico, ed il risultato per chi ascolta è quasi incomprensibile. Il consiglio è quindi di rispettare un ordine nella conduzione della riunione, e di attendere il proprio turno per prendere la parola.

7. Spegnere il microfono, quando non si parla

A volte non ce ne accorgiamo, ma l’ambiente sonoro della nostra casa può essere “inquinato” da rumori di fondo a cui, per abitudine, non facciamo più caso. Quando parliamo, questi rumori vengono coperti dalla nostra voce e non creano troppo disturbo. Ma quando siamo in silenzio, potrebbero diventare un disturbo fastidioso per gli altri. Per questo è consigliabile spegnere il microfono, quando non dobbiamo parlare. La maggior parte dei software di videoconferenza ha un’interfaccia che mette bene in evidenza sia il tasto per spegnere il microfono, sia quello per spegnere la videocamera.

8. Disabilitare le notifiche sonore

Ecco un buon esempio di quei suoni molesti a cui non facciamo più caso, ma che possono diventare un disturbo per gli altri colleghi in videoconferenza. Se siete tra quelli che amano restare sempre connessi e non perdersi nessuna notifica, vi consigliamo di silenziare i segnali acustici dei vostri dispositivi.

9. Ricordatevi che siete sempre in video

Durante la videoconferenza, anche quando non state parlando e l’attenzione non è su di voi, siete sempre e comunque ripresi dalla telecamera. Quindi vi consigliamo di mantenere sempre un atteggiamento adeguato, e non cedere ad innocenti cadute di stile (sbadigli a fauci spalancate, dita in esplorazione, o altro) che potrebbero risultare imbarazzanti. In caso di necessità, potrete sempre spegnere temporaneamente il video oppure allontanarvi.

10. Assicurarsi una fonte di energia

La ricezione e la trasmissione simultanea di segnali audio/video in streaming assorbono molta energia. Per questo vi consigliano di verificare che il vostro dispositivo sia ben carico o collegato alla rete elettrica.

videoconferenza-covid-19_002

Ora conoscete tutti i segreti per realizzare una perfetta videoconferenza. Buon lavoro!

Se siete interessati a ricevere una consulenza personalizzata per le vostre esigenze professionali o aziendali, contattateci subito utilizzando il form che trovate qui sotto.